對采購工作的管理與控制，主要是由企業(yè)采購經(jīng)理負(fù)責(zé)的。由于采購工作涉及面廣，會涉及企業(yè)內(nèi)部的成本控制、財(cái)務(wù)以及客戶、生產(chǎn)等生產(chǎn)和服務(wù)部門，還有外部眾多的供應(yīng)商、中間商，情況復(fù)雜，具有政策性、季節(jié)性和隨機(jī)性等特點(diǎn)。要做好對采購工作的管理與控制，采購經(jīng)理必須抓好以下幾個方面的工作。

　　一、采購管理的規(guī)劃

　　說起采購管理的規(guī)劃，大家可能都搖頭，這哪是采購經(jīng)理的事？在中國的許多企業(yè)，確實(shí)如此。但這并不排除你有機(jī)會為一個新企業(yè)的采購進(jìn)行規(guī)劃，或者是為一個企業(yè)的采購管理進(jìn)行重新規(guī)劃。如企業(yè)規(guī)模大了，由以前的一家工廠，擴(kuò)展為有好幾家分廠、好幾家分公司，這時候，企業(yè)究竟是沿用以往的集中制采購組織，還是采用分權(quán)制采購組織呢？如果你恰好在采購經(jīng)理的位置上，這可能就是你要考慮的問題了。

　　二、采購人員的管理

　　經(jīng)理對采購工作的管理主要表現(xiàn)在對采購人員的管理上，他的管理意圖，對市場情況的掌握，對供應(yīng)商的選擇以及對企業(yè)成本的控制等，都要通過采購人員的工作體現(xiàn)出來。因此，做好對采購人員的管理工作極為重要。針對采購工作的特點(diǎn)，采購經(jīng)理的工作包括：

　　第一，要選好采購人員。

　　第二，要明確分工與職責(zé)，明確權(quán)利與義務(wù)。

　　第三，要加強(qiáng)對采購人員的法制教育、職業(yè)道德教育，提高其抵制不正之風(fēng)的自覺性，樹立堅(jiān)強(qiáng)的組織觀念和嚴(yán)明紀(jì)律性；同時，要培養(yǎng)其企業(yè)主人翁的責(zé)任感，培養(yǎng)其不謀私利、不徇私情、秉公辦事的思想作風(fēng)。

　　第四，要對采購人員的工作進(jìn)行監(jiān)控。

　　三、建立良好的采購工作程序

　　良好的采購工作程序?qū)?

　　為采購部有條不紊地運(yùn)作提供有力的保證，使所有的采購員有章可循，提高效率，減少失誤。各個企業(yè)的采購工作程序中應(yīng)注意以下問題：

　　第一，嚴(yán)格按程序運(yùn)作，不允許推諉扯皮，該辦的必須辦理。

　　第二，嚴(yán)格按程序所規(guī)定的職權(quán)范圍辦理，不得超越范圍。

　　第三，密切協(xié)作關(guān)系，強(qiáng)調(diào)采購部與其他部門的協(xié)調(diào)、合作與配合，有困難、有疑問應(yīng)共同協(xié)商解決。

　　四、控制采購價格與成本

　　成功的采購工作目標(biāo)之一是獲得理想的采購價格，降低采購成本。

　　采購價格是受各種因素影響的，諸如市場的供求狀況，生產(chǎn)的需求程度，采購的數(shù)量，材料本身的質(zhì)量，供應(yīng)的貨源渠道和經(jīng)營成本，單位支配市場程度，其他供應(yīng)者對其影響等。面對這些價格因素與生產(chǎn)經(jīng)營的要求，對采購價格實(shí)行控制是必要的。

　　采購成本是開展采購活動過程中產(chǎn)生的各種費(fèi)用。采購業(yè)務(wù)效率提高了，采購成本也就會降低，將為企業(yè)盈利作出貢獻(xiàn)。

　　五、供應(yīng)廠商管理

　　采購員的工作是有所分工的，即在一個相對長的時間里較固定地分管負(fù)責(zé)采購某一類物品，使其熟悉這類物品的市場供應(yīng)廠家及供應(yīng)商。作為采購經(jīng)理，則應(yīng)該熟悉所分管的采購員聯(lián)系的所有供應(yīng)廠商。經(jīng)過一段時間實(shí)際采購的考察，對一些信譽(yù)好的供應(yīng)商，應(yīng)考慮與其建立比較穩(wěn)定的采購關(guān)系和良好的合作關(guān)系，以保證貨源的購進(jìn)，減輕采購工作量。同時，采購經(jīng)理應(yīng)該負(fù)責(zé)解決采購員解決不了的問題，買到采購員買不到的貨物。

　　還應(yīng)注意避免出現(xiàn)這樣的情況：一個采購員頻繁聯(lián)系的供應(yīng)商是采購經(jīng)理所不知道或不熟悉的，如果采購員和供應(yīng)商長年不買采購部經(jīng)理的賬，那么采購經(jīng)理的工作將是十分被動的。供應(yīng)商為了得到更高的經(jīng)濟(jì)效益，常會采取各種各樣的辦法籠絡(luò)采購員，它不僅影響進(jìn)貨成本，損害企業(yè)利益，還會腐蝕采購員隊(duì)伍。如何控制這類問題的產(chǎn)生，是所有采購經(jīng)理面臨的共同問題。

　　另外，作為一名采購經(jīng)理，從企業(yè)長遠(yuǎn)的發(fā)展角度考慮，應(yīng)該為企業(yè)的供應(yīng)商管理設(shè)計(jì)一套有效的管理制度、管理方法，如供應(yīng)商激勵機(jī)制、供應(yīng)商評價體系等。

　　六、對采購計(jì)劃和購貨合同執(zhí)行的控制

　　為了保證物品采購和購貨合同的有效執(zhí)行，采購經(jīng)理必須對執(zhí)行過程進(jìn)行控制：

　　第一，指定專業(yè)人員對計(jì)劃的執(zhí)行和購貨任務(wù)的履行進(jìn)行檢查。

　　第二，設(shè)立物品計(jì)劃執(zhí)行控制臺賬，記錄每種物品的采購計(jì)劃，簽約（合同）情況，交貨履約和庫存情況。如有條件可采用現(xiàn)代化企業(yè)采購工作管理軟件，將這些數(shù)據(jù)輸入電腦，以備隨時檢查。

　　第三，定期檢查與隨時檢查相結(jié)合，每月進(jìn)行全面檢查，對未按計(jì)劃和合同進(jìn)度供貨的貨種，隨時通知經(jīng)辦采購員督促供應(yīng)單位按時交貨。